第15回：仕事できるな！と思うメールの書き方

仕事できるなと思うメールの書き方

仕事できるなと思うメールの書き方

こんにちは、芹澤です。

今回はメールの書き方について、持論を述べたいと思います。

チャットでのコミュニケーションが徐々に主流になりつつあると思います。

しかし、会社外の人とのコミュニケーションは
メールが主流ではないかと思います。

メールでの分かりやすい内容だな、と思うことや
これはやめておいた方が良いのではないか？
という内容をお伝えしていきたいと思います。

こういうメール書いてませんか？
こういうメールよく届いてませんか？
という例文を出し、
私なりの改善ポイントを挙げていければと思います。

文章を書くというすべての行為に対して、
活かせることだと思いますので
最後までお付き合いして頂けると幸いです。

メールがなぜ大事か

初めになぜメールが大事か、
もっと言うとメールの文章・書き方が大切かを
話したいと思います。

その前に一点、断りを入れます。

ここでは、
そもそもメールでコミュニケーションをすることに対する
良し悪しは議論しません。

むしろチャット文化が進んで欲しいなくらいに思っています。

ですが、しばらくはメールでのコミュニケーションは続くでしょう。

そのため、”メール”という言葉をタイトルに入れています。

話を戻します。

理由は文章力＝ビジネス戦闘力だからです。

他にもたくさん要素があるでしょ！
とお考えの方もいると思います。

しかし、文章力はあらゆる能力に派生します。
コミュ力もプレゼン力も資料作成能力もすべてにつながります。

文章を書くという行為は
頭の中の考えを言語化するということです。

言語化することで初めて
自分の考えを理解することができます。

言葉にできないことは
理解できていない、考えていないことと
イコールだと私は考えています。

また、わかりやすい文章を書くというのは
読み手側の立場に立てるということです。

相手の立場に立つ、物事を俯瞰してとらえられる点も
ビジネスにおいてあらゆる場面で
必要なスキルです。

ビジネスの世界にいる皆様なら、
いろいろな面で文章力は必要だと
想像頂けるのではないでしょうか。

それでは、本題に移っていきます。

そもそもの心構え

ビジネスにおいて、すべてに通ずると思うことを述べます。

それは相手目線に立つということです。

メールにおいては、
読み手の立場に立ち、
読みやすく、理解しやすい文章を書く。

この1点につきます。

もっと言うと一読で伝えたいことが分かり、
読み手が何をしたらいいか（何をしなくていいか）を
明確にすることが大切です。

メールを読んだ後に読み手が
これをやればいいのね！
もしくは
やらなくっていいのね！
という状態になるのがベストです。

厳しい言い方をすれば
ベストではなくマストであり、
最低限のレベルですが。

逆に、
それで私はなにをすればいいの？
つまりはどういうこと？
となるのは絶対に避けなければいけません。

下手なメールを送りつけるという行為は
いらぬ混乱を相手に与え、
時間を奪っているということを
自覚しなければいけません。

メール一つをとっても
プロのビジネスマンとして
気を付けなければいけないことだと思います。

具体的なポイント

こういうメールを書いているし、
よく来るよね～
という例を下に書きました。

どこを改善すればいいかな？
という視点で確認してみてください。

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件名：先日の打合せについて

○○会社
××様

お世話になっております。株式会社芹沢ガラスの芹沢でございます。
いつも大変お世話になっております。先日はご多忙の中、また足元の悪い天候にもかかわらず、弊社までお越しいただき誠にありがとうございました。心より感謝申し上げます。

さて、先日の打合せにおいてお話しいただきました内容を基に、取り急ぎではございますが、お見積書を作成させていただきました。
添付資料としてお送りさせていただきますので、お時間がございます際に、ご確認いただければ幸いでございます。
もしご不明点やご質問等がございましたら、何なりとお申し付けくださいませ。

それと、恐縮ながら、本案件に関連するスケジュールについて、今後どのように進めていくべきか、ご指示をいただければと存じます。こちらから改めてご連絡を差し上げるべきかどうかも含め、何かご要望がございましたら遠慮なくお知らせください。

さらに、先日の打合せで少し触れさせていただいた展示イベントに関する話題についてですが、資料をまとめたものを添付しておりますので、こちらも併せてご覧いただければと思います。内容が不十分な点や追加の情報が必要な点がございましたら、ぜひお教えいただけますと助かります。

お忙しい中、大変お手数をおかけしてしまい恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————
株式会社　芹沢ガラス
経営企画室　芹沢拓哉
住所：
電話番号：
メール：
———————————

といったメールをお客様や商談相手へ多くの人が書いていると思います。

多少大げさに書きました。
しかし、このようなメールを送ってくる人は
そこそこいらっしゃるイメージです。

正直、このままでも問題が起こることはほとんどないでしょう。
なぜなら、多くの場合この内容でビジネスが動いているからです。

ただ、こいつ一味違うな。
文章うまいですね。
と思われたい方はぜひ参考にして頂きたいです。

以下、改善した方が良いと思われるポイントを述べていきます。

件名・タイトルを明確にする

”○○について”
”××会社の□□です。先日は打合せありがとうございました。”
といったタイトルをよく見ませんか？

今回のタイトルは
”先日の打合せについて”
とさせてもらいました。

大前提である
「読み手に一読で何をして欲しいか分かる」
から外れています。

タイトルは
必ずこの原則に沿ったものを付けましょう。

まず、
コミュニケーションには
・相談
・依頼
・確認
・共有
・雑談
の大きく5つに分かれます。

メールの場合、5つ目の雑談はそうそうないと思います。

なので、メールと送る際には
4つの種類のうちどの内容なのかを
最初に伝える必要があります。

今回の場合、
件名の頭に【依頼】や【ご依頼】と
付けてあげるのが良いでしょう。

ただし、メールでやり取りするのが
初めての会社・相手の場合、
【会社名】を頭につけてるのが良いと思います。

理由は、
安心感を与えるためです。

これも相手目線に立った行動です。

会社名を頭に持ってくる場合、
【依頼】・【相談】などは
書かないように私はしています。

もちろん【会社名】【依頼】というように記載しても問題ありません。
かっこを変えたりするのも良いでしょう。

これは好みの問題なので
ご自由に選択いただければと思います。

続きまして、【】の後の話です。

今後、件名を
”○○について”
と書くのはやめましょう。

ずばり、文章を書いてください。

今回の例の場合、
”お見積書の確認をお願いします”
”添付のお見積書のご確認頂きたいです”
くらいの内容に私はします。

また、本当は1つメールに
1つのテーマにしたいです。

しかし、実際のビジネスの場では
そうならないケースもあると思います。

すなわち、複数テーマのやりとりが
1つのメールで行われるということです。

その場合は、
一番のメインテーマを件名にする
もしくは
○○について3点ご回答お願いします。
といった内容にします。

繰り返しになりますが、
読み手が何をすればいいかを
分かるようにしてください。

今回の例では
・【ご依頼】お見積書の確認をお願いします。
・【芹沢ガラス】添付のお見積書を確認頂きたいです。
・【ご依頼】3点の確認事項に回答頂きたいです。
という感じに私はします。

参考にして頂けると幸いです。

冒頭のあいさつをなくす

続きまして、冒頭のあいさつです。

具体的にはこの部分です。

お世話になっております。株式会社芹沢ガラスの芹沢でございます。
いつも大変お世話になっております。先日はご多忙の中、また足元の悪い天候にもかかわらず、弊社までお越しいただき誠にありがとうございました。心より感謝申し上げます。

これ必要ですか？というのが私の思いです。

敬意を払わなくていいわけではありません。
むしろ感謝は人間関係を良好にする上では非常に大切なものです。

一番初めのメールにはあってもいいかもしれません。

しかし、仕事・タスクを進めるというビジネス的な意味において、
なにもこの文章から進展は生まれません。

何度もメールをやり取りしている関係なのに
毎回記載している人・記載してくる人も多いのではないでしょうか。

メールのデフォルトの設定でそうなっている方もいると思います。

基本は読み手が読みやすく理解しやすい文章です。

つまり、メールの文面には不必要な情報は削り
簡潔にするべきです。

一番最初のメールは100歩譲ってよいとして、
それ以降のやりとりは思い切って
書くのをやめるのはどうでしょうか。

今回の例の場合、
いきなり本題に入るか、
「芹沢です。先日はありがとうございました。」
くらいに私はとどめます。

文章を構造化する

次は文章全体の話です。

項目を作りましょう、というのがお伝えしたいことです。

構造的書かないと、どうしても長い文章になりがちです。

複数の内容を一つのメールで送る場合、
私は以下のテンプレートに嵌めて文章を作成しています。

以下、3点回答します。

○ ××について
・・・・・・・・・・

○ △△について
・・・・・・・・・・

○ □□について
・・・・・・・・・・

以上、ご確認お願いします。

このように書けば、
自分本人も思考を整理して文章を書くことが可能です。

読み手もこの話について書いているんだなと
メンタルモデルを作って読むことができます。

より、理解してくれる（誤読しない）可能性が高まるでしょう。

必ずしも「ついて」を使って、項目名を設定する必要はありません。
分かりやすくするために、このように記載しています。

先ほど、メールの件名に「ついて」は使うなと述べました。
しかし、ここでいう項目には使ってもいいかなと思います。

私の場合、「○○の概要」・「○○の詳細」といった文言を使うことが多いです。

「○○について」より、少しだけ具体性が上がるからです。

ぜひ参考にしてください。

文章を簡潔に短くする

情報盛り込みすぎて、文章が長くなることも避けたいポイントです。

よく使ってしまいがちなのが、「○○についてですが」
という「が」で繋げてしまう文章です。

↑確信犯的に「が」を使ってます。

「が」は非常に使い勝手がよく、色々な意味を持っています。

・Aさん「が」打合せをした。
・打合せの件です「が」、話し合いを踏まえ・・・
・力を尽くしました「が」、できませんでした。

日本語の専門家ではないので、詳しくは分かりません「が」、
ぱっと考えたところ、
”主語を表す”・”～について”・”逆説”の意味がありそうです。

他にもあるでしょう。

たくさん意味を持っているということは、
あいまいさがあるということです。

あいまいさについては
少し別の視点で、過去記事でも触れているので、
読んでみてください。

あいまいさがあるとは
読み手への配慮が足りないということです。

原則からも外れてしまうので、
避けた方がいいでしょう。

話を戻します。

まずは、接続詞としての「が」は極力使わないでください。

理由は、あいまいさがあると点もあります「が」、
書いている本人の伝えたいことがぶれてしまうだけでなく、
文章が長くなりがちになってしまうからです。

上の文章を改善するなら、

理由は、あいまいさがあるという点もあります。
それだけでなく、書いている本人の伝えたいことがぶれてしまい、
文章も長くなりがちになってしまうからです。

ちょっとした気遣いです。
しかし、伝えたい内容が盛りだくさんになればなるほど、
この気遣いは効いてきます。

文章を切ってあげることで、内容が一度完結します。

そのため、瞬間的に短期記憶のリソースが
次の文を理解するためのリソースに配分されるため、
理解がしやすくなるのだと考えています。

詳しくは全く分かりません。

しかし、読みやすさは必ず変わってきます。

まずはルールとして「が」を使わないというのを実践してみてください。
自然と文章が短くなるはずです。

ただ、難しい点もあります。

文章を切りすぎると幼稚な印象になる、
もしくは文のリズムが悪くなることもあります。

先ほどの文で試してみます。

理由は、あいまいさがあるという点もあります。
それだけでなく、書いている本人の伝えたいことがぶれてしまいます。
また、文章も長くなりがちになってしまいます。

ものすごく悪いわけではないと思います。

しかし、短文が続いているため、
なんとなくリズムが悪い印象があります。

「ます」で文末が終わっていることで幼稚さも出てしまいます。

言語化が難しい点です。

この感覚は文章を書いてきた量と読んできた量によって、
磨かれる気がします。

脱線しかけているので、
話を戻します。

「○○についてですが、・・・・」
という文は
「○○について回答いたします。」
「○○について以下、記載させて頂きます。」
と一度区切ってあげた方が読みやすいです。

今回は「が」についてフォーカスしました「が」、
文章を短くするというテクニックは他にもたくさんあります。

是非、文章を短くすることを意識して取り組んでみてください。

ちなみに、口語調の文章
つまり、本記事のような文章で「が」を使うのは
そこまで意識しなくてよいかな～とも思っています。

ナチュラルな文章を書くのが一番だと思っています。

過去記事やこれからの記事に接続詞としての「が」を
多様するかと思います「が」、ご了承ください。

まとめ

言いたいことはただ一つ、
相手目線に立ったメールを送りましょう。

それは無駄を省き、
短く、一読で理解できる文章を書くことです。

まだまだ私も成長途中です。

分かりやすい文章を書けるよう努力していきますので、
一緒に頑張りましょう！

おまけ

今回は「が」について、触れました。

最近私が悩んでいるのは、
「お手数をおかけしますが、よろしくお願いします。」
という文章です。

手を煩わせる申し訳なさを出すために、
「お手数をおかけします」

でも、こちらのお願いをして欲しいので、
「が、よろしくお願いします」
という構造です。

「よろしくお願いします。」だけだと
何か冷たい印象に取られるかな、
と思ってしまいます。

「が」を使わないぞ、と意気込んでいても
ここは使わざるを得ないかなというのが私の結論です。

もしくは、
「お手数をおかけして申し訳ございません。
よろしくお願いします。」
くらいを使っています。

気にしすぎですかね・・・

以上です。

最後までお読みいただきありがとうございました。