優秀なビジネスマン
はじめに
こんにちは、芹澤です。
今回は
”優秀なビジネスマン”
というテーマで自分の考えを
お伝えしたいと思います。
多少思想が強い内容が
あるかもしれません。
また、
”仕事へのモチベーションが高い”といった
抽象的な内容ではなく
比較的具体的で
限定的な内容になっているかもしれません。
あらかじめご了承ください。
一応、
前職の会社では評価をされており、
当時では、最年少で役職が上がりました。
その際に意識していた点や
周りに働いていた優秀な方を参考にしています。
今回は3つ挙げさせて頂きます。
レスが早い
まず第一に挙げられるのが
”レスの早さ”です。
この意見には
賛否両論があると思います。
気が散るから、
面倒だから、
といった理由で
通知オフもしくは意図的に返信しない
方がいるのは知っています。
私が思うに
レスが早くなくても許される人は
下記に当てはまる人だと思います。
・圧倒的な成果、信頼がある人
（替えが利かない人）
・クリエイティブ性が高い仕事
・完全に自分一人でできる仕事に従事している人
以上、3点に当てはまる人は
どれくらいいるでしょうか。
多くの人が私と同じ一般人だと思います。
そのため、ここでは
あえてポジションを取ります。
レスは早くした方がよいです。
理由は3つあります。
・自分ボールのタスクが減る
・信頼が上がる
・仕事が早く終わる
1つずつ詳細を述べていきます。
自分ボールのタスクが減る
仕事において
誰かから連絡があるということは
自分への
何かの依頼・確認・お願い
といった場合がほとんどだと思います。
つまり
自分の行動待ちの仕事の連絡ということです。
この連絡に対して
滞りが生じさせますと
タスクが止まったり、
完了させることが
できなくなってしまいます。
そして
「連絡返さなきゃ」
という意識で
集中力が持ってかれてしまいます。
結果的に
今やっている作業に100％集中できないなら
返信というタスクを早く終わらせた方がいいのでは….
と考えています。
信頼が上がる
レスが早い人は
他者からの信頼が上がると考えています。
なぜなら
レスを早く返してくれるという行為は
こちらから連絡した側へのgiveだからです。
なぜgiveした方がよいかは
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シンプルに誰かにgiveされたら
giveし返したくなったり、
「仕事やりやすい人だな」と思うのは
当然だと思います。
返信が早ければ
仕事が早く終わり
相手の頭のリソースに
空きを作ってあげられます。
当然、自分にもです。
すぐ回答できない場合は
「確認して、1時間後に連絡します」
といった即レスできないよ、
という内容を即レスしましょう。
小さな積み重ねが
仕事における信頼につながると
思います。
仕事が早く終わる
最後は
”仕事が早く終わる”
です。
一番目に書いた
”自分ボールのタスクが減る”
でも近いことを述べました。
”仕事が早く終わる”を
もっと正確に言うと
”自分が主導しているタスクを
早く終わらせられる”
という意味です。
ここでは相手の仕事を
早く終わらせるというより、
自分の仕事を
早く終わらせるという意味合いで言っています。
基本的に自分一人で
完結できる仕事はないと
思います。
誰かに教えてもらったり
確認を取ったりする必要が
どうしても生じると思います。
少し想像してみましょう。
自分が行っているタスクで
分からない箇所がありました。
同僚にその内容について
聞く場面です。
あなたが同僚に内容を聞きました。
30分後、返信が来ました。
あなたはどうしますか？
結論、即レスしましょう。
即レスすれば
聞いた相手も早く返信してくれる可能性が
高まります。
皆さんも経験があると思いますが、
相手によって返信の速度を変えていませんか？
「この人への返信は後でいいや」
といったカテゴリー分けを
意識しているかしてないかに関わらず
しているはずです。
即レスすることによって
早く返信しないといけないカテゴリーに
入りましょう。
きっと仕事が今以上に早く終わるはずです。
先程の”信頼が上がる”でも述べたように
普段からgiveしましょう。
返信が早く欲しい時だけ
即レスしていたら
見え方はよくありません。
普段からの積み重ねが
最終的に自分に返ってくるのです。
話が短い
次は”話が短い”について
述べていきたいと思います。
”話が短い”には
2パターンあります。
1つは聞かれたことに対し
答えるパターンの”話が短い”。
もう1つは
こちらが何かを聞く場合の”話が短い”。
（自主的に何かを報告する場合は
前者の”話が短い”を
何かを依頼する場合は
後者の”話が短い”を
参考にしてください。）
それぞれに対し、
言い方を変えれば、
”結論から答える”
もしくは
”結論を答えやすいように聞く”
です。
誰かから質問された場合は
”聞かれたことに結論から答える”
自分がだれかに話す時は
”今から話す内容は何についてで、相手に何をしてほしいか”
です。
当たりまえですよね。
ですが、
これもご存じの通り
理解していると
行動できるには大きな差があります。
私も仕事をしている中で
「聞かれたことに結論から話せてなかったなー」
「もっと分かりやすい質問ができたな」
と度々反省しています。
思っている以上に
”聞いていることに簡潔に答える”
”聞きたいことを簡潔に質問する”
のは難しいです。
言い訳というか
ごちゃごちゃ付け足してしまいますよね。
例えば、上司から
「あの資料どうなった？」
と聞かれたとしましょう。
終わったか、終わっていないかという風には
直接的には聞かれていません。
しかし、上司が気になっているのは
依頼した資料の進捗でしょう。
しっかりと気を利かせて
「資料は終わりました」
「資料はまだ終わっていません」
もしくは
「あと2時間で終わります」
「7割終わりました」
と聞かれたこと（知りたいであろうこと）に答えましょう。
間違っても、初っ端なの回答として
「第2章の××の内容が、、、」
「急に○○さんから、別の仕事を依頼されて、、、」
と変化球で回答してはいけません。
質問に対して、
回答は純回転のストレートで
返球しましょう。
逆に質問するときも
できるだけストレートに聞きましょう。
”知りたいこと（or相手にしてほしいこと）＋質問（依頼）の背景”を
基本フォーマットとするのがよいと思います。
上司に作成依頼された資料について
確認事項が出てきた場合を想定します。
「△△について、教えて下さい。」
結論から質問しています。
これでもいいのですが、
上司から質問の理由を求められそうですね。
「△△について、この記載内容であっているか不安です。
△△について、教えて下さい。」
これは結構ありです。
ただし、先程述べた
”知りたいこと（or相手にしてほしいこと）＋質問（依頼）の背景”の
フォーマットとは順序が逆になっています。
順序が逆でも伝わりやすい場面は
一文（質問（依頼）の背景）を短くできる時に限ります。
前置きが長いと
「結局何を聞きたいの？」と
思われてしまいます。
なので、今回の例において、
一番ベストな質問としては
「△△について、教えて下さい。この記載内容であっているか不安です。」
がベストだと考えています。
このように聞けば、聞き手は
「△△について、知りたいんだな」
と身構えることができます。
ゴールが分かっている分、
後ろの説明も理解しやすいです。
普段仕事をしていて、
結論から話せていないなと感じるのは
自分が話している時ではなく
他人が話している時が多いです。
性格悪いですね。
と言いつつ、
先日の会議で
「何言いたいか分からなかっただろうな」
という発言をしてしまいました。
準備と練習あるのみと
痛感しました。
話を戻すと、
他人の発言を聞いた際に、
自分のことを完全に棚に上げて
「今の回答は質問に答えてないな」
「自分だったら、こう答えるな」
と頻繁に考えています。
普段どうしても意識できない場合は
スマホのホーム画面に
”結論ファースト”と書いたり、
名札の裏に”話を短く”
と書くのもアリだと思います。
何はともあれ
try&errorを繰り返すしかないので
お互いに頑張りましょう。
あいまいなYesを言わない
最後は
”あいまいなYesを言わない”
です。
具体例を出します。
上司から
新商品のプレゼン資料の作成を依頼されてとします。
優秀でないビジネスマンは二つ返事で
「えっと、、、まあ分かりました」
と返答します。
あなたの周りでもきっといますよね。
もしかしたら
あなた自身がそうかもしれません
優秀なビジネスマンは
自分の能力を理解しています。
そして、
あいまいなYesは
かえって迷惑だと理解しています。
優秀なビジネスマンは
仕事の依頼に対して、
自分ならできるか・できないかを
確認します。
当然、判断する上で
提出期限や上司からの期待値などを
確認します。
提出期限が1週間後なのか、
明日までなのかでも、
できる・できないは変わります。
資料の質に関しても
そのままお客さんに出せるレベルまで求められているのか
完成度7割程度なのか
アジェンダだけ取り敢えず決めればいいのか
でも作業負荷は変わっていきます。
上司からの期待値を把握したうえで
自分ならできる・できないのか、
現状できることにはできるが、
懸念事項はなんなのか
現状ではできないが、
こんなフォローがあればできます
といったことを考えます。
上記が具体的になれば
上司としても
不安感が少なくなり
仕事を任せやすくなります。
優秀なビジネスマンは
できないことは正直にできないと
理由を添えて回答します。
すべてを受け入れる人≠優秀なビジネスマン
ということを知っているのです。
間違っても
取り敢えずYesと
答えるのはやめにしましょう。
その場で判断できないなら
「確認してxx分後、回答します」
と伝えましょう。
まとめ
今回は優秀なビジネスマンの
特徴を3つ述べさせていただきました。
すべてに共通しているのは
相手側の視点に立って
相手にとってうれしい行動を
考えるという点だと思います。
そういった行動は結果的に
自分の仕事をやりやすくしたり
早く終わらせたりすることができます。
そしてそのような取り組みは
必ず周りからの信頼向上につながります。
自分に返ってくるのです。
今回の話は
全てのビジネスに共通に活かせることだと考えています。
是非、
できる範囲で実践してみて下さい。
次回は最近話題の
”令和の働き方”について
意見を述べたいと思います。
おまけ
最後の特徴で
”あいまいなYesはかえって迷惑”
という話をしました。
ビジネスの話は置いておいて、
家庭や恋愛に目を向けると
話は変わってくると思います。
時にあいまいなYesは
その場をしのぐ手段として
有効になると思います。
ここでその話を詳しく書くと
卒論レベルの超大作になるので
残念ですが割愛します。
愛する奥様や彼女さんを持つ
ビジネスmenの方に
気持ちが伝わればここではOKです。
しかし、何事も乱用は禁物です。
ビジネスmenの皆様、
”あいまいなYes”と
”感情のないI’ｍ sorry”の
使いどころは気を付けましょう。
最後まで読んでいただき
ありがとうございました。
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